6.1 - Importar Contatos

Com a importação de contatos é possível:

✅ Adicionar novos contatos, sem necessidade de aguardar o contato iniciar uma conversa no WhatsApp da empresa para o Conecta salvar automaticamente na base;

✅ Atualizar campos adicionais nos cadastros já existentes, como por exemplo adicionar o nome da empresa de um contato já previamente cadastrado de forma automática ou manual no sistema;

✅ Atualizar dados específicos do cadastro do contato, mesmo que este já exista. Exemplo: uma faixa de contatos teve seu e-mail corporativo alterado e o administrador da ferramenta gostaria de sobrescreve-los com os novos dados do arquivo (importação).

Além disso, a cada nova importação você deve adicionar a lista a um grupo de contatos existente ou criar um novo, que, a princípio, é para controle de cadastros externos na ferramenta. Mas caso a sua empresa utilize o recurso “Grupo de contatos” para outra finalidade, como para restringir o acesso de contatos a determinadas equipes e agentes, o recurso de importação também é utilizado para este fim. Neste cenário o que recomendamos:

1. Primeiro, defina um nome para o grupo e já faça o cadastro dele em Contatos > aba Grupo de Contatos. Exemplo: “Fornecedores”.

2. Depois, defina quem fará parte deste grupo em um arquivo .txt ou .csv/.xlsx. Além do nome, você deve informar o número com 13 dígitos sem espaços ou caracteres e, caso queira colocar um campo adicional para importação, como por exemplo, o nome da empresa de cada fornecedor, lembre-se de fazer o cadastro na plataforma em Configurações > Campos adicionais.

3. Verificar se no arquivo .txt ou .csv/.xlsx:
   a. Os dados estão separados por coluna e um delimitador (pip, vírgula ou aspas);
   b. Para txt, verificar se não há espaçamento indevido entre os dados e delimitadores. Para csv, verificar se ao salvar o arquivo na máquina foi escolhido o formato .csv que separa os dados entre virgulas;
   c. O limite de envio por arquivo é de até 20 MB;
   d. Após conferência do item c, acessar a tela administrativa do Conecta em Contatos > Importar Contatos ou Configurações > Importar Contatos.

Abaixo será demonstrado como seguir com a importação de contatos com um arquivo .txt e .csv/.xlsx.

Importação de Contatos .txt

1. Na aba de “Upload”, arraste seu arquivo ou clique na tela para selecionar o arquivo de sua máquina;

   

2. Assim que o arquivo é recebido, é aberta uma janela “Configurações para arquivos delimitados” onde é preciso informar: delimitador, encapsulamento e mapa de caracteres. Por padrão, o sistema sempre sugere “ponto e vírgula”, “nenhum” e “UTF-8”. No caso do txt de exemplo, a única modificação realizada foi o delimitador, que no arquivo usamos somente “vírgula”. Depois, clicar para “Continuar”.
   

   

3. Na aba “Mapeamento”, é onde você deve mostrar ao Conecta o que significa os campos listados. Se cadastrados corretamente no arquivo txt, eles serão separados em colunas e na setinha ao lado de “Não importar”, clique e selecione o campo predefinido ou adicional, que corresponde a informação. Na demonstração abaixo escolhemos e clicamos em “Selecionar” para: Nome, WhatsApp Business e Nome da empresa. Destes 3 apenas Nome da Empresa é um campo adicional.
   

   

Em “mapeamento” você ainda tem as opções de:
a. “Limpar mapeamento”, para reconfigurar propriedades associadas aos dados;
b. “Configurações do arquivo” para reconfigurar o delimitador, encapsulamento e mapa de caracteres. Ao clicar nessa opção automaticamente os campos do mapeamento são removidos, sendo necessário selecioná-los novamente.
c. Clicar para “Avançar”.

4. A aba de “Finalizar” é a última aba para configuração da importação. Pode ser que ela seja aberta e você não veja a tela por completo, então clique para crtl - no seu teclado. Os dados já pré fornecidos são: nome do arquivo e colunas. Os demais, é necessário ajuste para conclusão:
   a. Grupo de contatos: como falado no início, este grupo é criado para controle dos registros externos a ferramenta. Mas, caso seja usado para outra finalidade, aqui e possível apenas selecionar o grupo pré cadastrado pelo administrador ou criar um grupo o ícone + à direita em verde;
   b. Caso o registro exista aplique as opções abaixo:
   Não fazer nada: Para lista de novos contatos, por exemplo.
   Preencher caso valor do campo esteja vazio: Atualização de campos adicionais para contatos já cadastrados na ferramenta, automaticamente ou de forma manual por algum usuário.
   Sobrescrever valores com os do arquivo: Atualização de campos já preenchidos, porém, agora, com novas informações para determinados contatos da ferramenta.
   c. Ativar optin para todos os contatos: Acesse aqui para saber mais 3.1.2 - Sobre o "OPTIN" para contatos - Wiki Leucotron - Confluence (atlassian.net)
   

   

5. Clique para “Iniciar Importação”, botão verde no canto inferior direito. Ao finalizar, você é notificado sobre “Importação agendada com sucesso!” e pode acompanhar o status de processamento das informações no painel de importação, basta clicar no X após a notificação.
   

   

Importação de contatos .csv/.xlsx

A opção de importação tem o objetivo de trazer novos contatos para plataforma de forma mais prática.

Para essa ação, inicialmente, é necessário criar um grupo de contatos. Em seguida, em um bloco de notas construa uma espécie de tabela, nomeando as colunas e as separando por um delimitador (vírgula, ponto e vírgula ou pipe). Depois, preencha as linhas abaixo com as informações a respeito dos contatos, utilizando a mesma separação definida na primeira linha. Veja o exemplo abaixo:

Necessário destacar que, para cadastros dos números, é importante seguir o padrão DDI+DDD+9XXXXXXXX. O DDD e DDI podem ser postos diretamente no número como no exemplo acima ou separados em colunas com o delimitador definido.

Após criar o arquivo com os novos contatos e suas informações, é necessário acessar o menu Configurações - “Importar contatos” ou clicar nesta opção por meio do tópico de Contatos, seguido do botão de adição no canto inferior direito da tela.

Uma página de upload será carregada e é preciso arrastar o arquivo do bloco de notas ou clicar para selecioná-lo em sua máquina. Depois, faça a seleção do delimitador usado, mantenha as outras opções como Nenhum e UTF-8 e clique em Continuar.

Em Mapeamento, a nomeação das colunas é corrigida. Para isso, basta clicar sobre as denominações dadas, clicar na seta pra baixo para ampliar opções e selecionar a que se refere aquela coluna. Clique em Avançar para as próximas configurações.

A próxima etapa é a aba de finalização. Defina o nome da importação para facilitar a identificação e o grupo de contatos, sendo esta opção obrigatória ao menos um grupo. Abaixo, há opções caso o registro de alguns contatos já esteja feito na plataforma:

1. Não fazer nada: manterá as configurações dos contatos como estão.

2. Preencher caso valor do campo esteja vazio: preenche um campo novo adicionado no arquivo de bloco de notas que não tenha sido cadastrado anteriormente no registro dos contatos.

3. Sobrescrever valores com os do arquivo: subscreve as informações anteriormente cadastradas dos contatos, substituindo com as novas e preenchendo as com possuem campos vazios.

Abaixo, há a função de ativação do optin para todos os contatos que estão sendo inseridos, independente da opção acima de registro, caso já exista o cadastro feito. Vale lembrar que o optin é uma permissão para a empresa iniciar a conversa com o cliente, isto é, realizar o contato ativo.

Clique em “Iniciar Importação” quando finalizar a configuração.

Após clicar em “Iniciar importação”, a mensagem de finalização da imagem acima aparecerá.

Ao clicar na primeira opção, em cinza, será direcionado novamente para a tela de upload e o processo de importação será reiniciado. Já na segunda opção de histórico da importação, em azul, é possível verificar o status de como está/foi o procedimento de entrada desses contatos.

A tabela de visualização é dividida:

1. Em Nome: exibe o nome definido para facilitar a identificação.

2. Em Status: exibe se a importação foi concluída ou não.

3. Em Registros: exibe a quantidade de contatos importados.

4. Em Ignorados: exibe a notificação quando há duplicação de contatos.

5. Em Atualizados: exibe as atualizações no cadastro dos contatos cadastrados.

6. Em Erros: exibe a notificação de problemas durante a importação.

7. Em Data criação: exibe o dia e horário que a importação ocorreu.

8. Em Auto-optin: exibe se o optin está habilitado nos contatos importados.

9. Em Término: exibe o tempo de processamento da importação.

É importante destacar que, ao clicar no ícone de olho no campo de optin, é possível ver os contatos importados que estão com ele ativado. Outra observação é que, se no campo de erro, algum for informado, basta clicar em cima do número e um bloco de notas será baixado em seu servidor. Este arquivo mostrará exatamente o que deu errado e isto poderá ser corrigido para o registro funcionar corretamente.

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