6.1 - Importar Contatos

Com a importação de contatos é possível:

✅ Adicionar novos contatos, sem necessidade de aguardar o contato iniciar uma conversa no WhatsApp da empresa para o Conecta salvar automaticamente na base;

✅ Atualizar campos adicionais nos cadastros já existentes, como por exemplo adicionar o nome da empresa de um contato já previamente cadastrado de forma automática ou manual no sistema;

✅ Atualizar dados específicos do cadastro do contato, mesmo que este já exista. Exemplo: uma faixa de contatos teve seu e-mail corporativo alterado e o administrador da ferramenta gostaria de sobrescreve-los com os novos dados do arquivo (importação).

Além disso, a cada nova importação você deve adicionar a lista a um grupo de contatos existente ou criar um novo, que, a princípio, é para controle de cadastros externos na ferramenta. Mas caso a sua empresa utilize o recurso “Grupo de contatos” para outra finalidade, como para restringir o acesso de contatos a determinadas equipes e agentes, o recurso de importação também é utilizado para este fim. Neste cenário o que recomendamos:

1. Primeiro, defina um nome para o grupo e já faça o cadastro dele em Contatos > aba Grupo de Contatos. Exemplo: “Fornecedores”.

2. Depois, defina quem fará parte deste grupo em um arquivo .txt ou .csv/.xlsx. Além do nome, você deve informar o número com 13 dígitos sem espaços ou caracteres e, caso queira colocar um campo adicional para importação, como por exemplo, o nome da empresa de cada fornecedor, lembre-se de fazer o cadastro na plataforma em Configurações > Campos adicionais.

3. Verificar se no arquivo .txt ou .csv/.xlsx:
   a. Os dados estão separados por coluna e um delimitador (pip, vírgula ou aspas);
   b. Para txt, verificar se não há espaçamento indevido entre os dados e delimitadores. Para csv, verificar se ao salvar o arquivo na máquina foi escolhido o formato .csv que separa os dados entre virgulas;
   c. O limite de envio por arquivo é de até 20 MB;
   d. Após conferência do item c, acessar a tela administrativa do Conecta em Contatos > Importar Contatos ou Configurações > Importar Contatos.

Abaixo será demonstrado como seguir com a importação de contatos com um arquivo .txt e .csv/.xlsx.

Importação de Contatos .txt

1. Na aba de “Upload”, arraste seu arquivo ou clique na tela para selecionar o arquivo de sua máquina;

   

2. Assim que o arquivo é recebido, é aberta uma janela “Configurações para arquivos delimitados” onde é preciso informar: delimitador, encapsulamento e mapa de caracteres. Por padrão, o sistema sempre sugere “ponto e vírgula”, “nenhum” e “UTF-8”. No caso do txt de exemplo, a única modificação realizada foi o delimitador, que no arquivo usamos somente “vírgula”. Depois, clicar para “Continuar”.
   

   

3. Na aba “Mapeamento”, é onde você deve mostrar ao Conecta o que significa os campos listados. Se cadastrados corretamente no arquivo txt, eles serão separados em colunas e na setinha ao lado de “Não importar”, clique e selecione o campo predefinido ou adicional, que corresponde a informação. Na demonstração abaixo escolhemos e clicamos em “Selecionar” para: Nome, WhatsApp Business e Nome da empresa. Destes 3 apenas Nome da Empresa é um campo adicional.
   

   

Em “mapeamento” você ainda tem as opções de:
a. “Limpar mapeamento”, para reconfigurar propriedades associadas aos dados;
b. “Configurações do arquivo” para reconfigurar o delimitador, encapsulamento e mapa de caracteres. Ao clicar nessa opção automaticamente os campos do mapeamento são removidos, sendo necessário selecioná-los novamente.
c. Clicar para “Avançar”.

4. A aba de “Finalizar” é a última aba para configuração da importação. Pode ser que ela seja aberta e você não veja a tela por completo, então clique para crtl - no seu teclado. Os dados já pré fornecidos são: nome do arquivo e colunas. Os demais, é necessário ajuste para conclusão:
   a. Grupo de contatos: como falado no início, este grupo é criado para controle dos registros externos a ferramenta. Mas, caso seja usado para outra finalidade, aqui e possível apenas selecionar o grupo pré cadastrado pelo administrador ou criar um grupo o ícone + à direita em verde;
   b. Caso o registro exista aplique as opções abaixo:
   Não fazer nada: Para lista de novos contatos, por exemplo.
   Preencher caso valor do campo esteja vazio: Atualização de campos adicionais para contatos já cadastrados na ferramenta, automaticamente ou de forma manual por algum usuário.
   Sobrescrever valores com os do arquivo: Atualização de campos já preenchidos, porém, agora, com novas informações para determinados contatos da ferramenta.
   c. Ativar optin para todos os contatos: Acesse aqui para saber mais 3.1.2 - Sobre o "OPTIN" para contatos - Wiki Leucotron - Confluence (atlassian.net)
   

   

5. Clique para “Iniciar Importação”, botão verde no canto inferior direito. Ao finalizar, você é notificado sobre “Importação agendada com sucesso!” e pode acompanhar o status de processamento das informações no painel de importação, basta clicar no X após a notificação. Depois, siga para o próximo tópico: https://leucotron.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/edit-v2/2568060998#Painel-de-Importa%C3%A7%C3%A3o-%2F-Outras-Informa%C3%A7%C3%B5es
   

   

Importação de contatos .csv/.xlsx

As orientações para o formato de importação em .csv/.xlsx sao similares a https://leucotron.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/edit-v2/2568060998#Importa%C3%A7%C3%A3o-de-Contatos-.txt, sendo a única diferença o tipo de mapa de caracteres, após upload do arquivo. Por padrão o sistema sugere UTF-8, mas recomendamos que explore as demais opções:

Painel de Importação / Outras Informações

A tabela de visualização é dividida:

1. Em Nome: exibe o nome do arquivo importado.

2. Em Status: exibe se a importação foi concluída ou não.

3. Em Registros/Importados: exibe a quantidade de contatos importados.

4. Em Ignorados: exibe a notificação quando há duplicação de contatos ou dados que foram salvos incorretamente no arquivo.

5. Em Atualizados: exibe as atualizações no cadastro dos contatos cadastrados.

6. Em Erros: exibe a notificação de problemas durante a importação.

7. Em Data criação: exibe o dia e horário que a importação ocorreu.

8. Em Auto-optin: exibe se o optin está habilitado nos contatos importados. Ao clicar no ícone de olho é possível verificar, caso a importação não tenha sido solicitada no Envio em Lote, para quais contatos, em qual canal, o identificador, e-mail se existir e dados da ativação do optin, com data e horário.

9. Em Término: exibe o tempo de processamento da importação.

É importante destacar que, ao clicar no ícone de olho no campo de optin, é possível ver os contatos importados que estão com ele ativado. Outra observação é que, se no campo de erro, algum for informado, basta clicar em cima do número e um bloco de notas será baixado em seu servidor. Este arquivo mostrará exatamente o que deu errado e isto poderá ser corrigido para o registro funcionar corretamente.

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